Vorab eine wichtige Anmerkung zur Aussagekraft der Personalkostenquote: Diese wird nicht für das Finanzamt berechnet, sondern dient dem Unternehmer als wichtiger Maßstab für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit.

Wie wird die Personalkostenquote berechnet?

Die Personalkostenquote ist eine Kennzahl. Sie wird ermittelt als das Verhältnis der gesamten Personalkosten zu den gesamten Umsatzerlösen. Hierzu ein Beispiel: Ein Dentallabor hat im Jahr 2018 einen Gesamtumsatz von 500.000 € erwirtschaftet. Die gebuchten Personalkosten betrugen 280.000 €. Die Personalkostenquote beträgt somit 56 % (280.000 * 100 / 500.000).

Viele Dentallabore werden in der Rechtsform von Einzelunternehmen oder als Personengesellschaften geführt. In diesem Fall wird die Schaffenskraft des Inhabers nicht als Lohn in der Buchhaltung erfasst. Daher müssen diese Betriebe den sogenannten kalkulatorischen Unternehmerlohn zu den gebuchten Personalkosten hinzurechnen. Auch bei kleinen Laboren sollten als Unternehmerlohn mindestens 85.000 € angesetzt werden. Bei größeren Laboren entsprechend höhere Beträge bis ca. 120.000 € (bei über 1 Mio. Jahresumsatz).

Ein Beispiel verdeutlicht das Vorgehen: Ein Dentallabor in der Rechtsform der Einzelfirma erzielte im Jahr 2018 einen Gesamtumsatz in Höhe von 500.000 € (netto) und wies in der BWA Personalkosten in Höhe von 190.000 € aus. Um die Personalkostenquote zu ermitteln, wird in einer Nebenrechnung zu diesen gebuchten Personalkosten ein Unternehmerlohn in Höhe von 85.000 € addiert. Die Personalkostenquote beträgt entsprechend 55 % (275.000 * 100 / 500.000).
Werden aus familiären Gründen erhöhte Gehälter an Angehörige gezahlt, sind diese ebenfalls für die betriebswirtschaftliche Berechnung der Personalkostenquote in einer Nebenrechnung zu korrigieren.

Wie hoch darf die Personalkostenquote sein?

Die durchschnittliche Personalkostenquote von Dentallaboren liegt seit Jahren bei etwa 57 %. Erfahrungen zeigen, dass die Gewinnschwelle bei den meisten Dentallaboren bei einer Personalkostenquote von etwa 60 % liegt. Dies heißt konkret: Wer über 60 % Personalkosten hat, für den wird es in aller Regel schwierig, einen Gewinn zu erwirtschaften. Daran wird deutlich, wie wichtig es ist, dass auch Inhaber von Einzelunternehmen und Personengesellschaften für sich selber einen Lohn kalkulieren. Ansonsten reichen die Gewinne nicht aus, um neben einem angemessenen Lebensunterhalt ebensolche Rücklagen für die Altersvorsorge zu bilden.

Die Personalkosten werden bei Dentallaboren auch als „sprungfixe Kosten“ bezeichnet. Einzelne Einstellungen oder Entlassungen von Mitarbeitern wirken sich sehr stark auf die Personalkostenquote und den Gewinn aus. Daher sollte der Unternehmer diese Kennzahl permanent im Blick haben. Streben Sie im Mittel eine Personalkostenquote an, die deutlich unter dem Branchendurchschnitt von 57 % liegt. Dann sind Sie in der Lage, über Gewinne genügend liquide Mittel für Investitionen zurückzulegen.

Selbstverständlich muss diese Zahl immer im individuellen Kontext zu den übrigen Kosten im Unternehmen analysiert werden.

Wie kann die Personalkostenquote verbessert werden?

Vorab muss hier auf die Folgen des Fachkräftemangels in Ihrer Branche hingewiesen werden: In vielen Laboren waren in den letzten Jahren Lohnerhöhungen notwendig, um Mitarbeiter zu binden. Dies wird zukünftig ein Thema bleiben, um auf Dauer konkurrenzfähig zu bleiben.

Folgende Maßnahmen verbessern die Personalkostenquote:

• Erhöhung des Umsatzes durch Neukundengewinnung oder Generierung von Mehrumsätzen bei den Stammkunden
• Erhöhung des Umsatzes durch Preiserhöhungen
• Senkung der Personalkosten durch Entlassung
• Senkung der Personalkosten durch Gehaltskürzungen (eher theoretisch)

Als optimal hat sich folgende Strategie bewährt: Jedes Jahr überlegt sich die Laborleitung aufs Neue, wie man mit dem bestehenden Personalstamm wirtschaftlicher arbeiten kann. Dafür gilt es zwei Fragen zu beantworten, die deutlich zusammenhängen:

• Wie gelingt es mir als Laborleitung, meinen Technikern mehr Arbeiten auf den Tisch zu legen?
• Wie kann mein Laborteam in der gleichen Zeit mehr Arbeiten fertigstellen?

Um hier deutliche Verbesserungen zu erreichen, haben Sie im Betrieb verschiedene Stellschrauben zur Verfügung: die Organisation der Arbeitsabläufe, die Motivation über ein gutes Betriebsklima und der Einsatz von modernen Technologien.

Fazit: Die Personalkostenquote ist für Dentallabore eine der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Für die richtige Berechnung sind manchmal einfache Korrekturen notwendig, um von der BWA aus­gehend aussagekräftige Zahlen zu erhalten. Die Personalkostenquote zeigt Ihnen an, ob Sie Potenzial für Lohnerhöhungen oder Neueinstellungen haben und wie gut Sie mittelfristig Ihre Wirtschaftlichkeit und Effizienz im Labor optimieren.

Diplom-Betriebswirt (FH) Hans-Gerd Hebinck

Quelle: DENTAGEN INFO 2019/02