Mit dem Ende März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz wurde nunmehr auch die E-Rechnungspflicht auf den Weg gebracht. Das bedeutet: Unternehmer müssen über kurz oder lang Rechnungen elektronisch versenden sowie empfangen. Doch auch wenn nach der Initiative der Europäischen Kommission ViDA die reformierten digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten vollumfänglich erst ab 2028 in Kraft treten sollen, ist für Unternehmer kein entspanntes Zurücklehnen und Abwarten angesagt.
Empfangspflicht ab 2025 für alle Unternehmer
Denn bereits ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Hierfür sieht das Gesetz derzeit auch keinerlei Ausnahmen oder Übergangsregelungen vor. Selbst nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht von E-Rechnungen betroffen! Das hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem ersten Entwurf für ein Einführungsschreiben bereits bestätigt.
Ausstellungspflicht schrittweise bis 2027
Ob der leistende Unternehmer ab 2025 tatsächlich seine Leistungen mittels E-Rechnung abrechnet oder nicht, liegt aktuell für eine bestimmte Zeit noch allein in seinem Ermessen. Denn hier hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung zur Einführung der E-Rechnung geschaffen, die den Umstieg bis 2028 etwas sanfter gestalten soll. Dabei gilt: Besteht für einen Umsatz eine grundsätzliche E-Rechnungspflicht, hat der Leistende im Übergangszeitraum 2025 bis 2026 noch ein Wahlrecht, ob er wie gewohnt mit einer normalen sonstigen Rechnung in Papierform oder als PDF abrechnet oder eine E-Rechnung wählt. Mit Zustimmung des Leistungsempfängers kann auch ein anderes elektronisches Format gewählt werden.
Ab 2027 werden die Bandagen dann angezogen. Denn ab dann dürfen sonstige Rechnungen gegenüber anderen inländischen Unternehmern nur noch dann ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026) 800.000 Euro nicht überschritten hat. Wie diese Grenze des Leistenden vom Leistungsempfänger jedoch geprüft werden kann, bleibt aktuell noch unklar. Die Gesamtumsatzgrenze soll dabei sogar unabhängig von der Soll-/Ist-Versteuerung des Leistenden sein. Bei Gutschriften soll der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers (Auftraggeber) maßgeblich sein. Mit Zustimmung des Leistungsempfängers kann alternativ der elektronische Datenaustausch (EDI) genutzt werden. Darüber hinaus sieht das BMF derzeit keine weiteren Übergangsfristen vor.
Hinweis: Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht oder ausschließlich an Privatpersonen erbringen, dürfen – unabhängig von Übergangsfristen – weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin in Papierform oder PDF ausgestellt werden.
E-Rechnung geht ein – Was tun?
Entscheidet sich der Leistende ab 2025 für die E-Rechnung, ist der unternehmerische Leistungsempfänger an diese Entscheidung grundsätzlich gebunden; ihm wird kein Widerspruchsrecht zugestanden. Nimmt der Leistungsempfänger die E-Rechnung nicht an, gilt die Rechnungsausstellungspflicht des Leistenden dennoch als erfüllt.
WICHTIG: Der Leistungsempfänger kann ab 2025 somit grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug mehr geltend machen, wenn ihm der Leistende nur eine E-Rechnung ausstellt und diese vom Leistungsempfänger aus technischen Gründen nicht angenommen werden kann.
Was gilt als E-Rechnung?
Die elektronische Übermittlung allein macht noch keine E-Rechnung. Dies ist zwar auch zwingend, weil die Übergabe auf einem elektronischen Datenträger laut BMF nicht zulässig sein soll. Darüber hinaus erfordert eine E-Rechnung jedoch zusätzlich ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entspricht. Diese Voraussetzungen sind beispielsweise beim XStandard und dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 gegeben. Für die elektronische Abrechnung inländischer Umsätze kommt aber auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht, z. B. FatturaPA (Italien) oder auch Factur-X (Frankreich).
Ausblick
Durch die Einführung der E-Rechnung stellen sich natürlich sehr viele Fragen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu zwar bereits einen ersten Entwurf zur Verbandsanhörung veröffentlicht. Dennoch bleibt bislang vieles unbeantwortet. Die Veröffentlichung der finalen Ansicht der Finanzverwaltung wurde für das IV. Quartal 2024 angekündigt – viel zu spät, um bis dahin abzuwarten und sich als Unternehmer dann erst Gedanken zu diesem Thema zu machen.
Außerdem plant das BMF das aktuelle Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung noch einmal um Regelungen zur Aufbewahrung und Dokumentation von E-Rechnungen anzupassen. Denn eines darf keinesfalls vergessen werden: Auch elektronische Rechnungen sind wie Papierrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren und entsprechend zu archivieren.
Autor:
Christian Johannes, Steuerberater im ETL ADVISION-Verbund aus Köln,
spezialisiert auf die Beratung von Heilberufen
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